Du interessierst dich für eine Ausbildung oder Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement? In diesem Blogartikel erfährst du alles über deine Entwicklungsmöglichkeiten in diesem Beruf und welche Voraussetzungen du dafür mitbringen solltest. Außerdem verraten wir dir, warum dich gerade diese Umschulung in der digitalen Arbeitswelt voranbringt – und was das mit den Kürzeln ICDL und SAP zu tun hat. Viel Spaß beim Lesen!

Was macht ein Kaufmann bzw. eine Kauffrau für Büromanagement?

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement kannst du in fast allen Branchen und Organisationen  arbeiten, zum Beispiel in:

• Industrie- und Handelsunternehmen
• Banken und Versicherungen
• Behörden und Verbänden
• Gesundheits- und Sozialeinrichtungen
• Bildungs- und Kulturinstitutionen

Kaufleute für Büromanagement übernehmen organisatorische und verwaltende Aufgaben im Büro und tragen damit maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsalltags bei. Ihre Aufgaben können je nach Schwerpunkt folgende Tätigkeiten umfassen:

Büroorganisation und -verwaltung: Als Kaufmann/-frau für Büromanagement planst und koordinierst du Arbeitsabläufe, organisierst Termine, verwaltest Dokumente und stellst einen reibungslosen Bürobetrieb sicher.

Kundenbetreuung und -kommunikation: Oftmals bist du erste Ansprechperson für Kund:innen und Geschäftspartner:innen. Du kümmerst dich um Anfragen, Bestellungen und Beschwerden. Dabei kommunizierst du per Telefon, E-Mail oder persönlich und sorgst für einen professionellen Kundenservice.

Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen: Je nach individuellem Arbeitsplatzprofil übernimmst du als Kaufmann/-frau für Büromanagement auch Aufgaben in der Buchhaltung und Finanzverwaltung eines Unternehmens. Du erstellst Angebote, erfasst und bearbeitest Aufträge und schreibst Rechnungen.  

Personalverwaltung und -management: In vielen Betrieben übernimmst du unterstützende Aufgaben bei der Personalbeschaffung, -betreuung und -entwicklung. Du verwaltest Personalakten und organisierst Schulungen für die Mitarbeitenden.

Beschaffung und Materialwirtschaft: Als Kaufmann/-frau für Büromanagement bist du meist auch für die Beschaffung von Büromaterialien, Ausrüstung und Dienstleistungen zuständig. Du holst Angebote ein, führst Verhandlungen und sorgst so für einen effizienten Umgang mit Ressourcen.

Datenmanagement und -pflege: In diesem Bereich gehören die Verwaltung von Datenbanken, die Erfassung und Pflege von Informationen sowie die Erstellung von Berichten und Statistiken zu deinen Aufgaben. Du hältst die Unternehmensdaten auf dem neuesten Stand und stellst sie den jeweiligen Entscheidungsträgern zur Verfügung.  

Organisation von Veranstaltungen und Reisen: Als Kaufmann/-frau für Büromanagement planst und organisierst du häufig auch Meetings, Konferenzen, Messen oder Geschäftsreisen. Du kümmerst dich um die Buchung von Räumlichkeiten, die Koordination von Teilnehmenden und die Abwicklung von Reiseangelegenheiten.

Deine Aufgaben variieren je nach Unternehmen, Berufserfahrung und individueller Ausrichtung. Meist arbeitest du als Kaufmann/-frau für Büromanagement eng mit verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zusammen, darunter das Management, das Rechnungswesen, der Vertrieb, aber auch externe Dienstleister.

Warum lohnt sich eine Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Eine Umschulung zum bzw. zur Kaufmann/-frau für Büromanagement kann sich aus verschiedenen Gründen lohnen:

Breite, praxisnahe Ausbildung: Während deiner Umschulung wirst du praxisnah ausgebildet und umfassend auf die Anforderungen des Berufs vorbereitet. Du erwirbst nicht nur theoretisches Wissen, sondern Fähigkeiten, die in allen kaufmännischen Berufen von Bedeutung sind und die du am neuen Arbeitsplatz sofort einsetzen kannst.

GFN fokussiert dabei besonders auf digitale Kompetenzen in berufsrelevanten Anwendungen und Tools. Denn wichtiger als langjährige Berufserfahrung im Bürobereich sind sofort einsetzbare digitale Kompetenzen und Kenntnisse in aktueller Software. Diese digitalen Zusatzqualifikationen sind eng mit den Anforderungen in deutschen Unternehmen abgestimmt.

Stabile Arbeitsmarktlage: Der Bedarf an qualifizierten Kaufleuten für Büromanagement ist kontinuierlich hoch. Die steigende Digitalisierung und die zunehmende Bürokratie bedeuten, dass deine Fähigkeiten immer gefragt sein werden. Das bietet dir langfristige berufliche Sicherheit.

Attraktive Verdienstmöglichkeiten: Als Kaufmann/-frau für Büromanagement kannst du mit einem attraktiven Gehalt rechnen, das sich mit zunehmender Erfahrung und Weiterbildungen weiter steigern lässt.

Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitendenflexible Arbeitszeiten und/oder die Option auf Home-Office. Das macht es auch für Bürokaufleute leichter, ihren Job mit der Familie oder anderen Dingen zu vereinbaren und die eigene berufliche Entwicklung dennoch voranzutreiben.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Als Kaufmann/-frau für Büromanagement hast du zahlreiche berufliche Optionen in verschiedenen Branchen und Unternehmen. Das macht es dir möglich, dich in Bereichen einzubringen, die dich persönlich wirklich interessieren und in denen du deine Stärken voll zur Geltung bringen kannst.

Eine Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement öffnet dir die Türen in die heutige Arbeitswelt – und verschafft dir die Grundlage für beruflichen Erfolg und Zukunftssicherheit.

Welchen Abschluss brauche ich für die Umschulung?

Um eine kaufmännische Umschulung zu beginnen, benötigst du in der Regel einen mittleren Schulabschluss (Realschule). Dies gilt vor allem für die Ausbildung in einem Betrieb.

Für eine geförderte Umschulung bei einem Bildungsträger wie GFN solltest du mindestens einen Hauptschulabschluss mitbringen. Alternativ verfügst du über mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise im kaufmännischen Bereich.

Hard Skills für die Umschulung

Kaufmännische Kenntnisse: Wer in einem kaufmännischen Beruf arbeiten möchte, sollte sich für entsprechende Tätigkeiten und Unternehmensabläufe interessieren. Du musst kein Genie in Mathematik oder Wirtschaft sein, aber ein gewisses Zahlenverständnis und grundlegendes Interesse an Geschäftsprozessen ist definitiv von Vorteil.

MS Office: Die meisten bürotypischen Aufgaben erfordern den Umgang mit Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint. Mit dieser Standardsoftware wirst du in deiner Umschulung vertraut gemacht. Du lernst, wie Texte formatiert, Tabellen erstellt, Präsentationen gestaltet und Termine organisiert werden.

Was du aber schon mitbringen solltest, sind Grundkenntnisse im Umgang mit einem Computer. Sollte das Arbeiten am PC für dich noch völliges Neuland sein, sprich uns gerne an. Wir bieten dir die Möglichkeit, die nötigen PC-Grundlagen ganz unkompliziert nachzuholen und sicher in deine Umschulung zu starten. 

Fremdsprachen: In einer globalisierten Welt sind Fremdsprachenkenntnisse ein wichtiger Vorteil im Beruf. Für deinen Umschulungsstart solltest du zumindest Grundkenntnisse in Englisch mitbringen. Je nach Branche und zukünftigem Arbeitgeber punktest du auch mit weiteren Fremdsprachen wie  Französisch, Spanisch oder Chinesisch.

Soft Skills für die Umschulung

Kommunikationsfähigkeit: Als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement bist du oft die erste Ansprechperson für Kunden, Lieferanten oder Kolleg:innen. Ob mündlich oder schriftlich – du wirst in deinem Arbeitsalltag viel kommunizieren. Wichtig ist, dass du dabei freundlich und professionell auftrittst und dich sowohl im Gespräch als auch per E-Mail oder Brief klar ausdrücken kannst. Du solltest auch in der Lage sein, aktiv zuzuhören sowie Feedback zu geben und zu empfangen.

Organisationstalent: Als Kauffrau für Büromanagement hast du viele verschiedene Aufgaben zu erledigen, die oft gleichzeitig anfallen. Du solltest daher Prioritäten setzen, Termine einhalten und strukturiert arbeiten können. Ein gutes Zeitmanagement und eine gewisse Stressresistenz helfen dir dabei, den Überblick zu behalten. Ebenso wichtig sind Sorgfalt und Zuverlässigkeit. 

Teamfähigkeit: Als Kauffrau für Büromanagement arbeitest du oft mit anderen zusammen, sei es in deiner eigenen Abteilung oder mit anderen Bereichen. Du solltest daher kooperativ, respektvoll und hilfsbereit sein und dich in ein bestehendes Team einfügen können. Wenn du zudem Eigeninitiative zeigst und Verantwortung übernehmen kannst, wirst du zum wertvollen Teammitglied.

Wie viel verdient ein:e Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Dein Gehalt als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement variiert je nach Unternehmensgröße, Branche, Region und Berufserfahrung. Du kannst mit einem durchschnittlichen Bruttogehalt von etwa 2.750 Euro im Monat rechnen (Quelle: StepStone, Stand: April 2024).

Das Einstiegsgehalt liegt meist zwischen 1.800 und 2.200 Euro. Häufig gelten auch Tarifverträge und du wirst nach Tarifgruppe bezahlt. Mit zunehmender Berufserfahrung kannst du einen Verdienst von bis zu 38.500 Euro im Jahr, in Einzelfällen sogar mehr, erreichen.

Die Höhe des Gehalts hängt auch von der Branche ab, in der du arbeitest. Branchen, die überdurchschnittlich gut bezahlen, sind IT, Pharma, Banken, Versicherungen und Consulting. Mit zunehmender Berufserfahrung und Weiterbildung kannst du dein Gehalt natürlich steigern.

Welche Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten gibt es?

Als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement stehen dir vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zur Erweiterung deiner Kompetenzen offen. Weiterbildung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor in jedem Berufsfeld und ermöglicht es dir, neue Fähigkeiten und Fachkenntnisse zu erwerben.

Du kannst an Weiterbildungen teilnehmen, die von Themen wie Buchhaltung und Rechnungswesen über Personalwesen bis hin zu Sprach- oder EDV-Kursen reichen. Auch Weiterbildungen im Online-Marketing kommen in Frage. Im Bereich Digitalkompetenz bist du beispielsweise mit einer Scrum-Zertifizierung für das agile Arbeiten in Projekten oder einem SAP®-Kurs gut beraten.

Wenn du eine höhere Qualifikation anstrebst oder mehr Verantwortung in deiner beruflichen Laufbahn übernehmen möchtest, bietet sich eine Aufstiegsfortbildung an. Mit Abschlüssen wie dem Fachwirt oder Betriebswirt qualifizierst du dich für Führungspositionen oder selbstständige Tätigkeiten. Für eine solche Fortbildung solltest du bereits ein bis zwei Jahre Berufserfahrung gesammelt haben, wobei die Dauer je nach Anbieter und Durchführungsform zwischen einem und vier Jahren betragen kann.

Als Fachwirt:in erwirbst du spezialisiertes Wissen in bestimmten Fachrichtungen und qualifizierst dich für mittlere Managementpositionen, während du als Betriebswirt:in dein Wissen im Bereich der Betriebswirtschaft vertiefst und dich auf einzelne  Bereiche – z. B. Personalwirtschaft oder Marketing – spezialisieren kannst. Damit stehen dir verantwortungsvolle Positionen in Unternehmen offen.

Darüber hinaus bietet ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Business Administration weitere Karriereperspektiven und vertieftes Fachwissen, das für höhere Positionen in der Unternehmensführung unerlässlich ist.

Welche Perspektiven hat ein:e Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Der Beruf des/der Kaufmanns/-frau für Büromanagement ist sehr gefragt und zukunftssicher. Nicht umsonst steht er in der Rangliste der am häufigsten gewählten Ausbildungsberufe auf Platz 2, bei den Frauen sogar auf Platz 1.

In deiner Jobrolle bist du das Rückgrat vieler Unternehmen und Organisationen. Du übernimmst eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die Abläufe im Büro reibungslos funktionieren. Damit bist du praktisch in jeder Branche gefragt.

Dank der Modernisierung der kaufmännischen Berufe bist du als zukünftige:r Kaufmann/-frau für Büromanagement optimal gerüstet für die heutige Arbeitswelt – und kannst dich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten freuen.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich für dich neue Herausforderungen und Chancen. Die Fähigkeit, dich schnell auf neue Software und Arbeitsweisen einzustellen, wird in Zukunft immer wichtiger. Neue Technologien ermöglichen es dir, Aufgaben effizienter zu erledigen und bieten denjenigen, die bereit sind, sich kontinuierlich weiterzubilden, immer wieder neue Möglichkeiten für ihren beruflichen Weg.

Fazit: Gute Jobchancen und eine sichere Zukunft

Angehende Kaufleute für Büromanagement erwarten gute Zukunftsaussichten, ein faires Gehalt und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten. Mit Engagement und der Bereitschaft zur Weiterbildung kannst du deine Karriere in diesem und anderen kaufmännischen Berufen  erfolgreich gestalten.

Mit einer geförderten Umschulung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (IHK) begleiten wir dich ein Stück auf deinem Erfolgsweg. Noch Fragen? Unsere erfahrenen Berater:innen sind gerne für dich da.